Cobro de Deudas - análisis y recomendaciones 

Introducción:

Nada reduce más el flujo efectivo de caja de un negocio que las facturas que no le pagan, situación que resulta más compleja debido a que el rastreo y regularización de los clientes morosos es al mismo tiempo un desangramiento financiero y de recursos humanos, particularmente para los negocios pequeños.

Para recuperar el dinero que le adeudan, muchos negocios prefieren usar agencias de cobro, organizaciones especializadas en recuperar pagos de cuentas morosas.

La mayoría de las empresas pasan a agencias de cobros las deudas que sobrepasan los ocho meses de antigüedad, otras no esperan más de tres meses para pasarlas.

Generalmente las agencias de cobro intentan recuperar las deudas morosas de dos formas, por medio de remisión de cartas y por medio de llamadas telefónicas. Para deudas altas generalmente se remiten cartas y también se hacen llamadas telefónicas personalizadas a la cuenta, para las deudas pequeñas, que podrían no justificar el costo de las llamadas telefónicas, se limita la gestión de cobro a la remisión de cartas de amenaza.

Para el cobro de créditos de importancia otorgados con suficientes formalidades de ley, existen métodos judiciales formales que garantizan la recuperación de los fondos. Estos procedimientos son generalmente largos y requieren la participación profesional calificada, lo cual aumenta los costos de la gestión.

 

Consejos para elegir una Agencia de Cobros:

Elegir una agencia de cobros muchas veces es complejo, ya que es difícil predecir si la firma tendrá éxito en cobrar sus cuentas morosas en el transcurso del tiempo, resultado que de ser negativo incrementaría la antigüedad de las cuentas, disminuyendo la posibilidad de cobro de las mismas, pero hay algunas áreas de evaluación que le servirán al momento de elegir un servicio de cobros:

  • Análisis del método de cobro.
  • Análisis de las cartas que serán usadas y juzgar si serían efectivas para su clientela. En adición puede investigarse sobre el nivel de entrenamiento recibido por los gestores de cobro telefónico y asegurar que éstos tienen la profesionalidad necesaria para manejar efectivamente sus clientes.
  • Es importante conocer el mecanismo que se usará para la prestación del servicio, para lo cual será necesario establecer claramente los siguientes puntos:
    • Cómo será transferida la información de las cuentas morosas a la agencia.
    • Cuando le serán remitidos los fondos recuperados.
    • Qué reportes serán provistos para informarle del proceso de la gestión de cobros y la tasa de recuperación.
    • Procedimiento a seguir para suspender la gestión de cobro cuando se recibe un pago o crédito en una cuenta.
    • Como se manejarán los clientes ilocalizables, lo cual es muy importante cuando se gestiona cobrar a personas físicas, ya que se requerirá rastrear los deudores que han desaparecido y no pueden ser contactados de manera directa. La agencia deberá tener acceso a mecanismos de búsqueda en bases de datos que le faciliten la localización de estos deudores.
  • La reputación de la firma, haga lo posible por confirmar sus referencias, particularmente de clientes que tengan negocios parecidos al suyo. Es importante confirmar si la firma cumple con los requerimientos estatales como licencias y leyes.
  • Pero ante todo, antes de verse en la necesidad de contratar una agencia de cobros, debe saber que hay varias acciones que puede tomar para reducir su cartera de clientes morosos:
    • Sea cuidadoso al ofrecer créditos.
    • Revise cuidadosamente las referencias de cada nueva cuenta y nunca conceda más crédito de lo que la empresa pueda manejar.
    • Explique claramente los términos de la transacción de crédito a sus clientes.
    • Cuando conceda un crédito, asegúrese que sus clientes saben cuándo se espera su pago y detalle claramente las conveniencias o penalidades ocasionadas por pronto pago o por pago tardío.
    • Dele el necesario seguimiento a las cuentas atrasadas.
    • No espere que los clientes se pongan al día en sus pagos por si mismos, al contrario, asegúrese de enviarles estados de cuenta y recordatorios de pago cuando se atrasen.
    • Establezca una serie de notificaciones de retraso.
    • Usted debe agendar la realización regular de recordatorios verbales y escritos antes de considerar contratar una agencia de cobros, lo cual no tan sólo le ahorrará dinero, sino que además le evitará las complicaciones que podrían acarrearse al utilizar una tercera persona para cobrar sus fondos.
    • Fije fechas absolutas de vencimiento de pago y manténgase apegado a ellas.
    • Como paso final, fije una fecha final absoluta de pago antes de referir la cuenta a una agencia de cobro, no extienda esta fecha y asegúrese de notificar formalmente al deudor advertencia de esta fecha final de pago.


 Precios:

El cobro de deudas es usualmente realizado como un plan de contingencia, es decir, la agencia se queda con un porcentaje del dinero recuperado del deudor. Dependiendo del tamaño del negocio, las comisiones pueden variar en un rango que va del 10% al 50% del monto recuperado, algunas agencias requieren el pago de una tarifa inicial y luego tomar un porcentaje menor de la suma recuperada.

La ventaja de la facturación contingente es que usted no paga por las deudas no cobradas, sin embargo, algunas agencias no ofrecen servicios de contingencia para deudas muy pequeñas, en cuyo caso, se requiere el pago de una tasa fija por una cantidad determinada de cartas o llamadas.

 



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